Politique de conservation et suppression
Durées automatiques déjà appliquées, critères métier et parcours d’archivage, export, anonymisation et effacement.
1. Principes
- Ne conserver que les données nécessaires à une finalité déterminée.
- Distinguer les données actives, archivées, limitées pour preuve et supprimées.
- Permettre l’export avant l’effacement lorsque cela est juridiquement et techniquement possible.
- Ne pas conserver un dossier de coaching uniquement parce que le stockage est disponible.
- Documenter toute exception liée à une obligation légale, un litige ou une demande d’autorité.
2. Durées techniques automatiques actuellement codées
- Cookie et jeton de session actif
- 7 jours maximum.
- Session serveur déjà expirée
- Suppression automatique après une marge maximale de 7 jours.
- Invitations, jetons clos ou expirés
- Suppression 30 jours après leur clôture ou expiration.
- Tentatives de connexion et exécutions de suggestions terminées
- 90 jours.
- Entrées de nettoyage média terminées
- 30 jours après achèvement.
- Historique des tâches de maintenance
- 180 jours.
- Autorisations MCP
- Expiration et nettoyage selon la durée propre au jeton ou à la demande OAuth.
3. Demandes d’accès, comptes et organisations
Les objectifs qui ne sont pas encore automatisés sont identifiés comme actions de conformité à implémenter avant l’ouverture publique.
- Demande d’accès non retenue
- Objectif proposé : suppression ou anonymisation au plus tard 12 mois après la dernière interaction, sauf opposition ou obligation de preuve plus courte.
- Compte professionnel actif
- Pendant la relation contractuelle.
- Compte après fin de relation
- Durée de transition nécessaire à l’export et à la clôture, puis anonymisation ou suppression, sous réserve des données de facturation et de preuve.
- Preuves d’acceptation contractuelle
- Pendant la relation puis pendant la durée strictement nécessaire à la preuve, à la défense des droits et aux obligations légales applicables. La durée exacte doit être validée par le juriste.
- Factures et pièces comptables
- Durée légale belge applicable, à confirmer avec le comptable et l’outil de facturation.
4. Dossiers des clients
L’organisation responsable du traitement détermine et documente la durée adaptée à sa relation de coaching, aux finalités annoncées, à ses obligations professionnelles et aux droits de la personne.
RiseCraft fournit un parcours d’archivage, d’export, de purge des photos et d’effacement irréversible. Un client doit être archivé avant son effacement afin d’éviter une suppression accidentelle.
Lors de l’effacement, les données métier sont supprimées, les journaux nécessaires à la preuve sont désidentifiés et le compte est anonymisé s’il n’est plus requis pour une autre organisation ou responsabilité.
Photos de progression
Les photos sont supprimées du stockage externe avant la suppression définitive du dossier. Une file de nettoyage gère les reprises en cas d’échec technique.
5. Sauvegardes et copies résiduelles
Le cycle exact des sauvegardes dépend de l’infrastructure d’hébergement. Il doit être documenté dans le futur DPA et prévoir que les données supprimées ne soient pas restaurées pour une utilisation courante.
L’absence actuelle d’engagement Floot sur ce point fait partie du blocage avant le lancement réel.
6. Demande d’effacement ou de limitation
Les demandes portant sur les traitements propres à RiseCraft peuvent être envoyées à ceo@risecraft.be. Pour un dossier de coaching, la personne contacte en priorité son coach ou son organisation, qui transmettra l’instruction appropriée à RiseCraft.